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浙江安吉县档案馆推行“查档不出村”提升村民幸福感

本报讯“查档不出村真是太方便了。”浙江省安吉县杭河村吴先生拿着婚姻档案证明兴奋地说道。杭河村位于安吉县大山深处,村经济薄弱,路途偏远。以往村民坐车或自己开车到县档案馆查档往返至少要两个小时,现在只需要来到村委办公室提交查档申请,3分钟就可以拿到所需证明。“查档不出村”是安吉县档案馆今年推行的创新服务举措,当前已在余村、递铺社区、马村、溪南村、杭河村试点运行,极大提高了档案服务的便捷性,有效提升了村民幸福感。

 为做好这项工作,县档案馆紧盯群众需要,不断丰富档案资源。县档案馆积极推动民生档案大收集工作,与民政、农业农村、资源规划等涉民部门沟通,扩大进馆档案种类和数量,提前移交时间,现已构建了涵盖移民、土地房产、山林延包等种类多样、内容齐全的民生档案资源库,资源数量超过9万卷;开展特色档案大征集工作,制订征集计划、明确责任人员、保障专项经费,全面征集安吉相关家谱宗谱、名人书籍、各地县志等,已初步建成特色资源库,内容包括各地县志694册、安吉家谱159册、吴昌硕相关书籍205册、安吉作家书籍212册、其他各类史料300余册;大力推进数字化建设,要求各进馆单位同步移交数字化成果,研究完善相关技术参数并以文件形式下发全县各部门,并对馆藏档案数字化成果进行全面排查,对扫描质量偏低的档案重新进行数字化,有力确保数字化工作质量。

 “查档不出村”服务是安吉首次将县档案馆核心馆藏档案查询权限下放至村(社区),如何做好安全保障工作是重中之重。这既是严守档案安全红线的需要,更是此项服务长久运行、惠及更多群众的基础性因素。县档案馆严格安全保障,在后台管理方面,对村级客户端查档行为进行全流程监控,发现违规问题立刻强行终止,并将所有操作永久记入操作日志,便于每日审计和今后追溯;在安全功能方面,开发在线浏览水印、打印出证时限和次数控制、查询权限单次有效二次作废等功能,配备专业的身份证识别仪和摄像头等硬件设施;在人员管理方面,要求村级档案员以及分管领导签订安全责任书,进一步细化安全要求,落实安全责任,提升安全意识。

 考虑到村(社区)档案经费有限,难以负担档案柜、查档计算机、专业摄像头等设施设备的购买费用,为不给基层带来任何负担,县档案馆专门挤出经费用于购买村社区所需设施设备,已向杭河村等5个经济薄弱村赠送相关硬件设施。而村级档案员身兼多职、年龄偏大、流动性大,普遍专业水平不高、电脑操作不熟,但他们是最直接的服务提供者,其专业水平的高低直接影响服务的效果。因此,县档案馆同步开展了全县村(社区)档案员业务培训,业务骨干跑遍所有乡镇街道进行上门指导,现场讲解注意事项、演示系统操作流程、解答提问咨询,真正实现了全覆盖、全提高,补齐基层人力短板。

 县档案馆还专门开发了村级本地管理档案功能,将村级档案录入该系统,便于规范管理和有效利用;专门制定村馆互动模块,在出现档案员业务知识欠缺、系统功能不熟练、新增查档需求等各种影响查档出证的问题时,县档案馆系统管理员可通过后台操作的方式,帮助解决问题,协助基层完成查档服务。

 自“查档不出村”试点运行后,基层群众纷纷点赞。为更好地满足群众的新需求,不断提升服务质量,县档案馆工作人员走访听取所有乡镇街道及村(社区)档案员的意见建议,每日调取并分析后台系统运行日志,邀请软件开发商入驻现场,共同研究解决细微漏洞、开发新功能,仅一个月就完善了32个功能。

 “查档不出村”的目标是将县档案馆的服务延伸至基层,让每个村都拥有档案馆。当前,县档案馆正在研究将县档案馆的“安吉荣誉展”“安吉历史文化展”及相关编研成果通过系统进行传输,以进一步扩大档案服务范围,在村内查档的基础上,逐步实现村内观展等。       

  原载于《中国档案报》2019年11月28日 总第3455期 第二版